Evite Troca de Contexto

9
357

Você provavelmente não lerá todas as referências desse artigo. São muitas distrações nos nossos dias atuais, as vezes interrompidos por ligações, e-mails que pipocam na nossa frente, algum colega de trabalho que nos chama.

Cada vez mais nossos dias de trabalho parecem com uma luta entre e-mails, WhattsApp, alerta de notícias e mídias sociais de um lado e nossa atenção de outro.

Você é daqueles que fica trocando de aplicativos a todo instante? Bem você sofre da Troca de Contexto.

Cada vez que você muda o foco da sua atenção você tem um preço alto a ser pago.

Troca de contexto

Dentro de um computador ele funciona o tempo todo com trocas de contextos. Isso pode funcionar muito bem para uma máquina, mas para nós humanos a coisa não é tão simples.

Pagamos caro com tempo e atenção quando ocorre essa troca de contexto.

Digamos que você esteja escrevendo um relatório e receba uma notificação de um novo e-mail. Por hábito, você toca na notificação para ver se é algo importante.

Você com isso acabou de mudar seu contexto do relatório para caixa de entrada do e-mail.

É uma solicitação do seu chefe para alguns dados. Não é grande coisa, ele não precisa disso até o final de semana. Você marca que não foi lido para voltar mais tarde com essa pendência e volta para seu relatório.

Identificou-se? 🙋‍♂️

A interrupção não durou mais do que cinco minutos. Mas à medida que você retorna ao seu relatório, parte de sua atenção permanece no e-mail.

Pessoas que experimentam resíduos de atenção após a troca de tarefas provavelmente demonstrarão baixo desempenho nessa próxima tarefa.

Shopie LeRoy da Universidade de Minnesota especialista em atenção humana, descreve o efeito dessas interrupções.

O custo do seu e-mail, não foi só os cinco minutos.

Esse prejuízo é até difícil de quantificar. O trabalhador moderno passa o dia todo saltando entre inúmeras tarefas, programas, telas e abas do navegador.

Quanto mais tempo em e-mail e conversas curtas, quanto mais troca de telas, menos produtivas as pessoas se sentem no final do dia.

A Microsoft fez um estudo sobre foco e descobriu que nós não somos multitasking.

Nossas ferramentas são projetas para interromper.

Desde 2015 a 2018 o número de aplicativos usados por empresa aumentou 43%.

Com recursos como notificações e símbolos de mensagens não lidas, nossa tecnologia é projetada para nos interromper.

O problema que enviar uma mensagem é muito mais fácil do que descobrir como obter uam reposta por si só.

A maioria dos trabalhadores não pode ficar 6 minutos sem verificar e-mails ou mensagens instantâneas, de acordo com o Rescue Time.

Mesmo que não respondamos, ver esse novo texto ou chamada tira nossa atenção o suficiente para que tenhamos dificuldades para nos concentrar em uma tarefa em mãos.

Não são só os aplicativos os vilões

Trabalho com desenvolvimento de software lá na empresa.

Desenvolver exige um grau altíssimo de concentração.

O ideal é que os programadores trabalhassem isolados dentro de uma sala com zero ruído de som e interrupções.

Ocorre que quando cheguei na empresa todos lá tinham a cultura de entrar na sala dos programadores para tirar alguma dúvida, fazer algum comentário, pegar alguma dica.

Essa interrupção, às vezes até que curta, destruía com a produtividade dos programadores.

Uma das coisas mais difíceis de mudar lá foi que eles não deveriam mais interromper os programadores.

Passei muito stress monitorando isso, na época eu comecei a chamar atenção de quem interrompia. Por fim, estava puxando a orelha de ambos os lados de quem interrompia e de quem se deixava interromper.

Hoje, não está ideal, mas melhorou absurdamente. Moral da história:

Nosso concorrente no ano passado conseguiu entregar 300 melhorias no software dele com o dobro da nossa equipe, a estimativa deles é que esse ano consigam subir isso para 500 melhorias.

Nós entregamos ano passado 1.500 melhorias, um baile neles, isso só foi possível graças a minha política de zero tolerância para interrupções.

Quando você se auto sabota

Nosso cérebro anseia por novidades o tempo todo. Interrupções não são apenas externas. Na verdade, somos tão propensos a nos interromper quanto sermos interrompidos.

Ferramentas de mídia social, e-mail e comunicação em equipe estimulam nosso desejo humano de querer se conectar com as pessoas e acessar novas informações, mas diminuem o foco e habilidades de processamento.

Cada interrupção nos traz uma informação valiosa… Por isso pedimos à Internet que continue nos interrompendo, de maneiras cada vez mais e diferentes. Aceitamos de bom grado a perda de concentração e foco, a divisão da nossa atenção e a fragmentação de nossos pensamentos, em troca da riqueza de informações convincentes ou pelo menos desviantes que recebemos.

O preço que pagamos por cada Mudança de Contexto

Mata a produtividade

Quando trocamos de contexto, nossos cérebros recebem vários estímulos de uma só vez. Isso retarda o pensamento e a tomada de decisão. Ao retomar uma tarefa após distração, pode levar cerca de 23 minutos para se concentrar novamente.

Deixa-Te mais burro

Podemos armazenar entre 3 e 7 informações de cada vez. Ao nos inundar com novas informações, numa troca de e-mail ou notícias nas mídias sociais, a mudança de contexto tira o espaço cerebral de que precisamos para reter e processar as informações com as quais já estávamos lidando.

Na verdade, as pessoas que tentam fazer malabarismos com mensagens e trabalhar veem um declínio de QI de 10 pontos equivale a perder uma noite de sono.

Diminui sua atenção

Nossa atenção é um dos recursos mais importantes. Mas é a que mais sofre quando estamos trocando de contexto.

Quando nossa atenção é dividida, lutamos para integrar informações fragmentadas em estruturas de tarefas coesas que fazem sentido. Leia mais sobre isso neste artigo da Carnegie Mellon.

Confunde prioridades

O estresse de se movimentar entra as tarefas faz com que nosso foco se restrinja ao que está bem a nossa frente.

Com diminuição da capacidade de recuar, criar estratégias e focar em prioridades mais altas, usamos como padrão trabalhar em tarefas mais imediatas e de baixo valor. Acaba reforçando a ideia de ver mais e mais e-mails.

Outros artigos do tema

  1. Evite troca de contexto
  2. Como você pode evitar trocas de contexto
  3. Mudanças de contexto em equipes

9 COMMENTS

  1. email depende do trabalho.
    se chega demanda (verdadeira) toda hora, é complicado não olhar.
    mas se as demandas são esporádicas então é fácil olhar no inicio ou fim do turno.
    email é igual planilha: se você sair do básico no uso, você aumenta MUITO a produtividade.
    ex de planilha: puxar dado automaticamente, fazer macros, usar funções etc.
    ex de email: usar préfiltros, taggear as mensagens antes de abrir, usar cliente de email offline para backup e responder quando a internet cair, usar hooks etc.

    rede social é complicado.
    esse papo de saber usar, serve só pra dois casos:
    caso 1: negocio (vendas online, suporte a cliente, marketing etc) então tem que olhar toda hora, de preferencia usando um software especifico para CRM.
    caso 2: pessoal (amigos, grupos, escola etc) é estabelecer um horario e só ve naquele horario.

    o problema do “saber usar” é se controlar com a quantidade de informação.
    só no youtube, se você “assiste de fato” uns 20 canais, já se foi teu dia.
    mesmo que vendo na velocidade 2x e só ouvindo (tipo podcast).
    você se concentra no conteudo e esquece o fazer.
    perde o dia fácil.

    instagram, twitter, tiktok são redes de mensagens rápidas.
    a quantidade é absurda.
    é é muito fácil ler perfis que você não segue nem nunca viu.

    facebook é mais fácil de bloquear.
    a rede é mau feita/design e o conteudo é mais variado (assunto e tipo de midia [video, texto etc].
    tem muito textão, e video longo, então o sujeito cansa rápido.

    essa questão de produtividade e tempo é complicada.
    o sujeito até deixa de usar rede social, mas depois de uns meses volta.
    o único jeito que EU consegui abrir mão foi fazendo atividade reais, e não virtuais.
    ex: compra pão, jogar bola (não videogame), ler livro (de papel), tocar instrumento (na partitura de papel, sem tela), ir na casa de um conhecido (ao invés de mandar mensagem), passear com cachorro, ligar para o cliente, fazer visita ao fornecedor pessoalmente, cursos presenciais (ingles, carate etc) etc.

    outra coisa: eu deixo o celular de lado, pois fico no computador.
    se eu trabalho no computador, não tem necessidade de celular.
    (ah mais é segunda tela, é mais fácil fazer isso nele etc etc etc. tudo lorota, pode desligar e jogar na gaveta).
    o unico que pode usar é um webdesigner e appdesigner.
    ou o vendedor/suporte que marca contato com cliente.
    o resto das pessoas faz é gastar tempo fácil.

    sobre automatização, tem um porem, antes da automatização.
    você tem que limpar o que é desnecessario.
    senão você sai do inferno manual (clicar, digitar etc) e vai pro inferno automatizado (tudo em fila pronto pra consumir).
    eu fiz script para baixar videos do youtube.
    resultado: fiquei com gigas de videos na maquina pra assistir em batch. :S
    o que eu fiz (versão 2.0): fiz um script para baixar APENAS os links e titulos dos videos e enviar o arquivo para a nuvem (email, github etc).
    se eu vou ver ou não, não sei, mas psicologicamente está lá disponível e não me ocupa espaço na maquina.

    resumindo:
    – o cara tem que ter BOA noção do que precisa fazer na vida (prioridades).
    – o cara tem que cortar SEM DÓ os superfluos (lazer besteirol, distrações).
    – fazer atividade reais físicas (sola de sapato, calo na mão etc).
    – automatizar (scripts, manipular texto, programação) quando souber DE FATO o que fazer
    – isso é dificil demais pois cada um é cada um, e cada um tem sua noção/experiencia de vida (é complicado/complexo).

    uma abstração com finanças: “time assets” e “time debts”.
    – time asset: você GASTA tempo AGORA mas GANHA tempo no futuro.
    – time debt: você GASTA tempo AGORA e PERDE tempo no futuro.

    exemplo 1:
    time asset: fiz um script para guardar links importantes
    time debt: abro links manualmente e copio e colo num arquivo de texto.
    .
    exemplo 2:
    time asset: faço feira SEMANAL de produtos de validade alta (grãos, enlatados, limpeza, quimicos)
    time debt: faço feira ANUAL de produtos de validade alta e monto um ESTOQUE para anos vindouros numa DISPENSA (comodo da casa dedicado a guardar comida, alguem se lembra disso? rsrs).
    .
    exemplo 3:
    time asset: ir no dentista/medico/mecanico semestralmente para PREVENÇÃO pagando pouco e gastando alguns minutos.
    time debt: ir no dentista/medico/mecanico quando algo FALHA pagando MUITO gastando DIAS/MESES.
    .
    exemplo 4:
    time asset: programar usando testes, estilo/convenção, lint, docstrings etc
    time debt: programar gambiarra sabendo que vai refazer depois.

    igual nos investimentos: nem todo time debt é ruim, nem todo debito $$ é ruim.
    se você precisa de uma casa, vai fazer debito $$.
    se você precisa entregar rapido, uma gambiarra (time debt) é bem vinda.
    exemplo:
    – não pode é exagerar em time debts, bem como em debitos $$.
    – nem se acostumar com eles a toda hora.

    igual nos investimentos:
    – tenha debitos $$ apenas no que pode pagar e… tenha distrações que não vão te atrasar nos trabalhos principais.
    – adquira assets $$ pra ganhar $$ no futuro e… desenvolva time assets que te darão time no futuro.

    referências:
    https://controlaltbackspace.org/efficiency/time-assets-and-debts/ (blog de um programador)
    https://www.kalzumeus.com/2010/03/20/running-a-software-business-on-5-hours-a-week/ (investidor de startups, texto original que inspirou o link acima).

    sobre não ter tempo
    isso sempre existiu.

    na biblia/talmude/aristoteles etc tem várias passagens sobre tempo.
    interprete aqui com viés científico/historico de arqueologia
    esses escritos é um texto antigo, que explica costume de povos antigos
    validados por artefatos arqueologicos: documentos, cartas, moedas, ceramicas etc
    – menção a geração/gerações que demoram a fazer o que tem que ser feito etc.
    portanto um texto de mais de 2000 anos já falava de falta de tempo.
    – povo que faz coisa errada ao invés de fazer coisa certa (desperdicio de tempo).
    etc.

    agora um pouco de viés religioso:
    exemplo:
    – parabola dos trabalhadores da vinha.
    – parabola da casa na rocha.
    – parabola do servo inutil.
    – parabola dos talentos.
    – parabola do servo fiel.

    finalizando.
    uns poemas sobre falta de tempo.
    do tempo de Camões, de quando o Brasil foi descoberto.
    século XVI, estilo barroco.
    pra vocês verem como o desperdicio de tempo é antigo (bem como a reclamação).
    apenas repetimos o passado…

    são 2 poemas, sendo que são o mesmo poema,
    talvez plagio, talvez inspiração, talvez uma mentira da web.
    – um secular, titulo “ao tempo”, de autoria do Martim de Castro do Rio (1548-1613)
    – outro sacro, titulo “conta e tempo”, de autoria do António da Fonseca Soares [Frei António das Chagas] (1631-1682)
    Tenho esses poemas DECORADOS.
    Quando alguem fica do meu lado reclamando de falta de tempo.
    Começo a declamar…
    O pessoal se assusta.
    Ai eu explico que esse poema é maneirista ou barroco, do seculo 1500-1600.
    E que DESDE AQUELE tempo tinha gente reclamando de falta de tempo.
    Todo mundo se cala na hora rsrsrs.
    (pessoalmente prefiro o do frei, pelo ritmo e rima; mas se o pessoa não gostar do termo ‘Deus’, então eu declamo em seguida o poema secular, e digo que é mais antigo rsrsrsrs).

    Poema 1: Martim de Castro do Rio (1548-1613)
    Ao tempo

    O tempo de si mesmo pede conta,
    É necessário dar-se conta a tempo,
    Que quem gastou sem conta tanto tempo,
    Como dará sem tempo tanta conta?

    Não quer levar o tempo tempo em conta
    Pois conta se não fez de dar-se a tempo,
    Onde só pera conta havia tempo,
    Se na conta do tempo houvesse conta.

    Que conta pode dar quem não tem tempo
    Em que tempo a dará quem não tem conta,
    Que a quem a conta falta, falta o tempo.

    Vejo-me sem ter tempo, com ruim conta,
    Sabendo que hei-de dar conta do tempo
    E que se chega o tempo de dar conta.

    Poema 2: António da Fonseca Soares [Frei António das Chagas] (1631-1682)
    Conta e tempo

    Deus pede estrita conta de meu tempo.
    E eu vou do meu tempo, dar-lhe conta.
    Mas, como dar, sem tempo, tanta conta
    Eu, que gastei, sem conta, tanto tempo?

    Para dar minha conta feita a tempo,
    O tempo me foi dado, e não fiz conta,
    Não quis, sobrando tempo, fazer conta,
    Hoje, quero acertar conta, e não há tempo.

    Oh, vós, que tendes tempo sem ter conta,
    Não gasteis vosso tempo em passatempo.
    Cuidai, enquanto é tempo, em vossa conta!

    Pois, aqueles que, sem conta, gastam tempo,
    Quando o tempo chegar, de prestar conta
    Chorarão, como eu, o não ter tempo…


    referencias:
    https://viciodapoesia.com/2020/01/10/martim-de-castro-do-rio-e-frei-antonio-das-chagas-as-voltas-com-as-contas-do-tempo-e-seu-uso
    https://www.youtube.com/watch?v=PM3ZR9Rcg_U
    https://www.youtube.com/watch?v=53M6VSeHbWk
    https://www.youtube.com/watch?v=KHi_oGgjSzs
    https://www.youtube.com/watch?v=AIZpBKVF4Eo
    https://www.youtube.com/watch?v=7gJpjFWRVF8
    https://www.youtube.com/watch?v=KggXqFpFsuM
    https://www.youtube.com/watch?v=irPXq8OpYR0
    https://www.youtube.com/watch?v=-PlULKLNSJM
    https://www.youtube.com/watch?v=5-8v0qhc8ic
    https://www.youtube.com/watch?v=D6LcpPB4iN4
    https://www.youtube.com/watch?v=LvmSy9sXp78
    https://www.youtube.com/watch?v=0xmefOrBkAY

    • tu fez um post 2 no comentários kkkkk

      nao dá pra comentar tudo senão daria um post 3

      mas sobre as demais coisas concordo, só um ponto q vc citou ali q pra mim nao tem sido problema

      eu recebo no email tb várias oportunidade de negócio, mas parte do principio se a pessoa te procura por email para uma proposta de parceria ou fechar algum negocio, na cabeça dessa pessoa ela nao está com urgência disso, ela nao precisa q vc responda em 1 minuto, vc pode deixar um gap aí de 1 dia de reposta que seria o suficiente

      A unica exceção que talvez abriria para justificar uma resposta muita rapida nos emails seria para prestação de suporte, mas convenhamos se alguém hoje utiliza e-mail para atendimento e abertura de chamados está um pouco fora do ideal a nível de ferramenta.

    • relaxa vdd,
      não precisa comentar rsrsrs.

      sobre email, não tem jeito, tem que usar.
      se é alunos/pesquisador, trabalha em escritorio vai usar.
      vantagens do email:
      – tecnologia antiga (já estável)
      – barato/gratuito
      – todos tem
      – livre de censura
      – comunicação assincrona (ou seja, a conversa não é ‘ao vivo’ na hora).
      desvantagens:
      – dificil de configurar (servidor proprio)
      – falta de privacidade (dados pessoais compartilhados com Bigtechs)
      – gera gargalo (apenas 1 pessoa acessa 1 conta).

      Uma tecnica que uso a mais de decada para email pessoal, é essa:
      https://lifehacker.com/turn-gmail-into-your-ultimate-gtd-inbox-5321180
      https://blog.hubspot.com/marketing/organize-gmail-inbox-zero

      O primeiro link eu li no dia que foi publicado.
      Fazia sentido, testei e funcionou.
      A unica ressalva é que ao invés de emoji/icones eu uso tags coloridas.
      Com isso, uso filtros que PRE-taggeiam as mensagens.
      O email ganha CONTEXTO a olhos vistos.
      Você consegue ver numa batida de olho pelas cores: se tem muita mensagem aguardando resposta, urgente, ou importante etc.

      Outra coisa que uso todo dia e qualquer melhoria ajuda: navegador web.
      Primeira coisa: ESTUDE/DECORE as teclas de atalho do navegador.
      Segunda coisa: ESTUDE/DECORE as teclas de atalho dos sites (youtube, github, google etc).

      Exemplo de shortcuts:
      – Youtube: https://support.google.com/youtube/answer/7631406?hl=en
      – Github: https://docs.github.com/en/github/getting-started-with-github/keyboard-shortcuts
      – Firefox: https://support.mozilla.org/en-US/kb/keyboard-shortcuts-perform-firefox-tasks-quickly
      – Brave: https://support.brave.com/hc/en-us/articles/360032272171-What-keyboard-shortcuts-can-I-use-in-Brave-

      Não preciso dizer que você deve saber os shortcuts do seu pc offline (terminal, gerenciador de janelas, midia player, editor de texto etc).
      Se tiver dificuldade, coloque as informações das teclas/funções no Anki e estude.

      Depois personalize seus shortcuts para atividades repetitivas no pc.
      Instale um plugins para shortcuts no seu navegador (ex: uso o plugin Vimium que coloca os shortcuts do Vim no Firefox).
      A produtividade aumenta muito, pois usa menos o mouse, as teclas direcionais e os atalhos idiotas como ‘ctrl+’ e ‘shift+’.

      • o segundo ponto é fundamental, as paradas da tecla de atalho.

        meu sistemas comerciais são bons pq eu coloco muitas teclas de atalho, nada mais rápido que um teclado.

        sobre a parada do email como lista de tarefa, pode funcionar pra vc muito bem, mas a recomendação do pessoal especialista em gerenciamento de tarefas é outra, vou escrever mais pra frente sobre isso, quando entrar num outro livro muito bom de um alemão especialista em notas q li ano passado

  2. Artigo muito bacana Viver, eu penso como fazer isso no meu trabalho sendo que para performar melhor preciso ser constantemente de olho em novas tarefas/se atualizando, infelizmente tenho trabalhado muito tenho que aprender a controlar melhor esse tanto de informação, já que são no minimo por dia uns 10 tipo de tarefas diferentes que chegam literalmente a qualquer hora.

    • ola MA

      a questão da produtividade e melhora do seu processo é uma coisa q precisa de paciência pq tem que ser mudanças pequenas mas constantes.

      ficar observando o seu coitado e buscando identificar oportunidades de automatizar algo, ou eliminar re-trabalhos, ou interrupções como vemos no artigo.

  3. Muito bom, e cada vez mais dificil trabalhar focado. Tudo conspira para tirar sua atenção.
    De fato é uma coisa que eu preciso melhorar, a uns 2 anos eu nem tinha redes sociais. Agora me vejo usando mais do que deveria.

    Hoje até vejo um valor em algumas futilidades para não levar as coisas tão a serio, mas existe um risco ai de ser sugado.

    Quando eu trabalho na empresa fisicamente me sinto bem por ter mais contato com os funcionarios, mas não sou necessariamente mais produtivo. Eles me interrompem mais, até para coisas que poderiam me mandar uma mensagem. E as vezes até ser sincero consigo mesmo é dificil nesse sentido, e identificar se de fato o que voce esta fazendo está sendo produtivo (gerando valor) ou está so dando checks em uma lista trabalhando de forma não inteligente. Work Hard ou Work Smart?!

    • Nosso setor de desenv era interrompido o tempo todo, conseguimos diminuir isso em 40% e nossa produtividade mais que triplicou.

      o problema da rede social que ela vai te pegando aos poucos, hoje só uso mais as do blog e mesmo assim entro só em determinadas horas do dias e por pouco tempo, antes já cheguei a ficar bem mais

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here